Pierwszy kwartał każdego roku to czas organizacji rocznego zebrania wspólnoty mieszkaniowej, na którym zapadają kluczowe dla mieszkańców i zarządu decyzje obejmujące bieżący rok, a także przedstawiane jest sprawozdanie merytoryczne i finansowe za rok miniony
Zebranie to – zgodnie z obowiązującym prawem – jest zwoływane przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej, przeważnie za pośrednictwem zarządcy lub administratora nieruchomości nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku.
Przed zebraniem każdy Właściciel musi otrzymać:
- zawiadomienie w formie pisemnej, określające datę, miejsce i godzinę zebrania wspólnoty,
- dokumenty, które będą omawiane podczas zebrania: m.in. sprawozdanie z działalności zarządu z poprzedniego roku, sprawozdanie finansowe oraz projekt budżetu na bieżący rok.
Uczestnictwo w tego typu zebraniu pozwala mieszkańcom wspólnoty aktywnie wpływać na plany zarządu i zarządcy nieruchomości.
Spis tematów, które są omawiane podczas corocznego zgromadzenia, nie jest ograniczony ani szczegółowo określony przez przepisy. W porządku obrad mogą pojawić się zatem inne, nie tylko wskazane w zawiadomieniu, kwestie istotne dla członków wspólnoty mieszkaniowej. Najczęściej na tego typu spotkaniach podejmowane są również tematy związane z planowanymi remontami i potrzebami inwestycyjnymi.
Roczne zebranie wspólnoty musi zawierać kilka podstawowych punktów, determinowanych ustawą o własności lokali. Należą do nich:
- omówienie planu gospodarczego oraz wynikających z niego zaliczek przewidzianych na bieżący rok,
- ocena dotychczasowej działalności zarządu czy też zarządcy sprawującego zarząd powierzony wyrażona w postaci uchwały o udzielenie absolutorium,
- przedstawienie sprawozdania zarządu.
We wspólnocie mieszkaniowej wszystkie decyzje są podejmowane większością głosów Właścicieli oddanych poprzez poparcie danej uchwały. Kluczowym czynnikiem decydującym o wielkości głosu przypisanego każdemu Właścicielowi jest udział, jaki posiada w nieruchomości wspólnej. Im większa udział, tym silniejszy głos.
Uchwały mogą być podejmowane na różne sposoby: na zgromadzeniu, przez indywidualne zbieranie głosów lub w formie mieszanej – częściowo na zebraniu, częściowo w drodze indywidualnego zbierania głosów.
W sytuacji, gdy nie wszyscy mieszkańcy biorą udział w zebraniu, zarząd lub zarządcę nieruchomości może także gromadzić głosy korzystające z formy elektronicznej (e-kartoteka). Niezależnie od wybranej drogi, zawsze obowiązuje zasada większości głosów.
Zachęcamy wszystkich mieszkańców do czynnego udziału w zebraniu wspólnoty mieszkaniowej, ponieważ podczas niego omawiane są najistotniejsze kwestie dotyczące Wspólnoty, podejmowane decyzje o tym czy dana propozycja Właścicieli ma zostać poddana pod głosowanie w formie uchwały, czy jednak odrzucona. Jest to także miejsce do lepszego poznania swoich sąsiadów, zarządu i administracji, a także wymiany poglądów na wszystkie istotne dla Państwa tematy.
